ICT anno 2014 - Landschap Overijssel

ICT anno 2014 - Landschap Overijssel

Verbetering informatievoorziening Landschap Overijssel

In de rol van adviseur heeft Irias voor Landschap Overijssel de huidige geautomatiseerde primaire informatievoorziening verbeterd. Dit heeft geresulteerd in een geïntegreerde oplossing voor relatiebeheer inclusief compleet donateurbeheer en fondsenwerving. Hierdoor wordt bespaard op de IT-kosten en is effectief fondsenwerving mogelijk. De volgende werkzaamheden zijn door Irias samen met LO uitgevoerd:

  1. IT-scenarioanalyse
  2. Requirementsdefinitie
  3. Begeleiding aanbesteding
  4. Begeleiding pilot
  5. Ondersteuning implementatie
  6. Uitvoeren conversie en ontdubbeling relaties
  7. IT-scenarioanalyse

    LO gebruikte meerdere pakketten waarin relaties werden bijgehouden. Bijvoorbeeld, een applicatie voor donateurbeheer, een applicatie voor contractanten, een financieel pakket, een relatiebeheerpakket, cursusinschrijvingen via de website, vele persoonlijke relatieoverzichten in onder meer Excel. Verschillende toekomstscenario's zijn geschetst en beoordeeld op hun geschiktheid. Qua architectuur verschillen de scenario's met name in de keuze van één generiek pakket waarin de specifieke business services en logica 'geconfigureerd' moeten worden of de meerdere pakketten waartussen relaties consistent gehouden moeten worden. Geschiktheid is getoetst op onder andere meerwaarde, risico's, ontwikkel- en beheerkosten. Meerdere leveranciers hebben geparticipeerd door demo's en kostenramingen te geven.

    Voorkant rapportage scenario analyses
    Voorkant rapportage scenario analyses

    Requirementsanalyse

    Na de keuze van het scenario is een gedetailleerde requirementsanalyse uitgevoerd. Dit resulteerde in een aanbestedingsdocument waarin zowel functionele, niet-functionele en procesmatige eisen en wensen zijn geformuleerd waaraan de leverancier moet voldoen. Dit document is in een aantal werksessie met belanghebbenden opgesteld. De meerwaarde hiervan heeft zich gedurende de rest van het traject volop bewezen: in een vroeg stadium steeds de afweging of iets echt nodig is, meerwerk wordt beperkt, duidelijke afspraken, toetsingskader voor testen.

    Begeleiding aanbesteding

    Gekozen is voor een aanbesteding in drie stappen: de partijen die in de scenarioanalyse hebben meegedaan zijn gevraagd om een inschatting te maken. Hieruit zijn twee leveranciers geselecteerd. Deze hebben op basis van de requirements een gedetailleerde offerte ingediend. Hieruit is een partij geselecteerd waarmee de pilotfase is ingegaan. Deze organisatie moet zich committeren aan het eindresultaat: met een innovatieve betalingsconstructie is voorkomen dat risico's alleen op LO afgewenteld zouden worden. Nu lijkt dit vrij logisch maar iedereen kent de verhalen van falende IT-porjecten van de overheid waarbij de risico's volleidg bij de opdrachtgever lagen. Hier was het juist omgekeerd. Dit heeft dan ook in de uitvoering volop zijn meerwaarde bewezen...

    Begeleiding pilot

    In de pilot diende de levarancier aan te tonen dat zijn oplossing in de praktijk werkte en dat de beoogde gebruikers er plezierig mee zouden kunnen werken. Gedurende dit traject is volgens plan de rol van Irias beperkter geworden. Van projectleider tot adviseur op de achtergrond. Hiervoor is gekozen om binnen de organisatie zelf de kennis en eravring met het systeem volop te borgen. Dit heeft uitstekend gewerkt.

    Ondersteuning implementatie

    Na de succesvolle pilot heeft de leverancier het nieuwe systeem geïmplementeerd in de organisatie. Irias is hier op de achtergrond als adviseur bij betrokken.

    Relaties en hun mogelijke rollen
    Relaties en hun mogelijke rollen

    Uitvoeren conversie en ontdubbeling relaties

    Een belangrijke kracht van Irias is dat advisering en daadwerkelijk uitvoeren van IT-werkzaamheden samen op kan gaan. Door de voorgaande stappen had Irias veel kennis opgebouwd van de verschillende aanwezige systemen en databronnen waarin de relaties waren geregistreerd. Dit samen met de praktische data-analayse kennis, heeft geresulteerd in een snelle uitvoering van de complexe conversie en ontdubbeling van data. Complex doordat vaak dezelfde relaties op verschillende manieren waren opgeslagen.Door intelligente conversie en ontdubbel software van Irias samen met handmatige beoordeling van de lastige gevallen door vakantiekrachten, bezit LO nu over een geintegreerde en correcte relatiedatabase.